Ihr Gast reagiert nicht auf Ihre Nachrichten? Diese Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie Ihre Gäste vor der Anreise über Airbnb, Booking.com und Holidu erreichen, welche Kontaktdaten je nach Buchungskanal sichtbar sind und welche Schritte Sie gehen sollten, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen.

Wie kontaktiere ich meinen Gast vor der Anreise?

Gästepostfach (Guest Messaging) nutzen

Mit dem Gästepostfach von Holidu sehen Sie alle Gespräche mit Ihren Gästen an einem Ort, unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihre eigene Website eingegangen ist. Das Gästepostfach ist der schnellste und zuverlässigste Weg, Ihren Gast vor der Anreise zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Öffnen Sie im Navigationsmenü den Punkt Nachrichten und wählen Sie Posteingang, um alle Unterhaltungen zu sehen.
• Alternativ öffnen Sie im Tab Buchungen die jeweilige Buchung und klicken in der Buchungsansicht auf den Nachrichtenlink. So gelangen Sie direkt zur Unterhaltung mit diesem Gast.

KI-Assistent für häufige Gästefragen

Der KI-Assistent ist kostenlos im Gästepostfach enthalten. Er beantwortet typische Fragen Ihrer Gäste automatisch, etwa zum Check-in, zur Ausstattung oder zur Anfahrt. Welche Themen er übernimmt, legen Sie unter Einstellungen fest. Nachrichten werden außerdem automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache Ihres Gastes übersetzt. Sie können jede Unterhaltung jederzeit selbst übernehmen und die Themen des Assistenten jederzeit anpassen.

Kontaktdaten nach Buchungskanal

Das Gästepostfach funktioniert mit allen Buchungskanälen. Ob zusätzlich eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sichtbar ist, hängt jedoch von der Buchungsquelle ab:

• Holidu und Direktbuchungen: Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind standardmäßig sichtbar.
• Airbnb: Die E-Mail-Adresse kann maskiert sein. Eine Telefonnummer ist nicht sichtbar.
• Booking.com: Die E-Mail-Adresse ist maskiert. Eine Telefonnummer ist nicht sichtbar.
• Vrbo: Die Kontaktdaten können maskiert sein.

Die persönliche E-Mail-Adresse Ihres Gastes bleibt bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo von den Plattformen geschützt. Sie wird erst sichtbar, wenn der Gast das Holidu-Anreiseformular ausfüllt.

Hinweis für neue Gastgeber: Solange Sie noch keinen ersten bestätigten Check-in abgeschlossen haben, sind die Kontaktdaten Ihrer Gäste bis zwei Tage vor der Anreise maskiert. Nach dem ersten erfolgreichen Check-in gilt diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen nicht mehr.

Was tun, wenn ich meinen Gast nicht erreiche?

Gehen Sie am besten in der folgenden Reihenfolge vor:

1. Gästepostfach (Nachrichten, Posteingang): Der erste Schritt ist unabhängig vom Buchungskanal immer das Gästepostfach.
2. WhatsApp: Senden Sie eine kurze, freundliche Nachricht, sofern eine WhatsApp-Nummer Ihres Gastes vorliegt.
3. Anruf: Wenn Sie auf WhatsApp keine Antwort erhalten, können Sie anrufen, sofern eine Telefonnummer vorliegt. Bitte beachten Sie, dass Booking.com und Airbnb keine Telefonnummern mehr zusammen mit Buchungsdetails weitergeben.
4. E-Mail: Wenn eine E-Mail-Adresse verfügbar ist, senden Sie eine Nachfassnachricht.

Tipp: Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und kurz. Ein Beispiel:

„Hallo [Name des Gastes], hier spricht [Ihr Name] von [Name der Unterkunft]. Ich wollte nur Ihre voraussichtliche Ankunftszeit bestätigen. Bitte geben Sie mir Bescheid, sobald Sie Zeit haben. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!“

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über keinen der Kanäle eine Antwort erhalten haben, wenden Sie sich bitte über unser Kontaktformular an das Holidu-Support-Team. Unser Team kann Ihre Buchungsdetails prüfen und bei Bedarf über den ursprünglichen Buchungskanal Kontakt zum Gast aufnehmen.

Best Practices: So vermeiden Sie Kommunikationslücken

1. Nehmen Sie frühzeitig über das Gästepostfach Kontakt auf. Eine freundliche Begrüßungsnachricht einige Tage vor der Anreise schafft eine gute Basis und bestätigt die wichtigsten Details. Der KI-Assistent kann Rückfragen automatisch beantworten.
2. Senden Sie klare Anreiseinformationen im Voraus. Ihre Gäste sollten Check-in-Zeit, Standort und Zugangsdaten kennen. Wie Sie Anreiseinformationen hinzufügen, erfahren Sie im Hilfebereich unter dem Thema Anreiseinformationen in der Unterkunftskonfiguration.
3. Nutzen Sie automatische Nachrichten. Die automatischen Nachrichten von Guest Connect arbeiten mit dem Gästepostfach zusammen. Antwortet ein Gast auf eine geplante Nachricht, kann der KI-Assistent die Unterhaltung fortführen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfebereich unter Guest Connect automatische Nachrichten.
4. Richten Sie nach Möglichkeit den Self-Check-in ein. So bleibt die Anreise auch dann reibungslos, wenn die Kommunikation einmal verzögert ist.
5. Bitten Sie Ihre Gäste 2 bis 3 Tage vor der Anreise, ihre Ankunftszeit zu bestätigen. Eine kurze Nachricht sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind.

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