Was soll ich tun, wenn ich meinen Gast nicht erreichen kann?

Es kann frustrierend sein, wenn Sie kurz vor der Ankunft Ihres Gastes keinen Kontakt bekommen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie Sie Ihre Gäste vor ihrer Ankunft kontaktieren können – unabhängig davon, ob die Buchung über Airbnb, Booking.com oder Holidu erfolgt ist – und welche Schritte Sie unternehmen sollten, wenn Sie Ihren Gast nicht erreichen können.

Nutzen Sie die Gast-Messaging-Funktion – Ihr Postfach für alle Gast-Gespräche

Die Gast-Messaging-Funktion von Holidu bringt alle Ihre Gast-Gespräche an einen Ort – unabhängig davon, ob die Buchung von Airbnb, Booking.com, Holidu, Vrbo oder Ihrer eigenen Host-Website stammt. Dies ist die schnellste und zuverlässigste Möglichkeit, um Ihre Gäste vor ihrer Ankunft zu erreichen.

So greifen Sie darauf zu:

• Gehen Sie zu Nachrichten → Posteingang im Navigationsmenü, um alle Gespräche zu sehen.
• Oder öffnen Sie eine bestimmte Buchung im Tab Buchungen und klicken Sie auf den Nachrichtenlink in der Buchungsdetailansicht, um direkt zum Gespräch mit diesem Gast zu gelangen.

KI-Assistent:

Ein KI-Assistent ist kostenlos enthalten und beantwortet automatisch häufige Fragen von Gästen – zu Check-in, Ausstattung, Wegbeschreibung und mehr – basierend auf den Themen, die Sie in Einstellungen verwalten zugewiesen haben. Nachrichten werden auch automatisch zwischen Ihrer Sprache und der Sprache des Gastes übersetzt, sodass Sprache niemals ein Hindernis darstellt. Sie können jederzeit ein Gespräch übernehmen oder jederzeit anpassen, welche Themen der KI-Assistent bearbeitet.

Gast-Kontaktdaten nach Buchungskanal

Das Gast-Messaging funktioniert auf allen Kanälen. Abhängig von der Buchungsquelle können jedoch zusätzliche Kontaktdaten (Telefon, persönliche E-Mail) sichtbar oder verborgen sein:

Kanal	Telefon/E-Mail sichtbar?
Holidu & direkte Buchungen	Ja, standardmäßig
Airbnb	Kann verborgen sein
Booking.com	Kann verborgen sein
Vrbo	Kann verborgen sein

Bei Buchungen über Airbnb, Booking.com und Vrbo wird die persönliche E-Mail des Gastes von diesen Plattformen geschützt. Die persönliche E-Mail des Gastes wird sichtbar, wenn er das Holidu-Ankunftsformular ausfüllt.

Für neue Hosts:

Wenn Sie Ihren ersten bestätigten Check-in noch nicht abgeschlossen haben, werden Gast-Kontaktdaten bis 2 Tage vor dem Check-in verborgen. Nach Ihrem ersten erfolgreichen Check-in wird diese Einschränkung für alle zukünftigen Buchungen aufgehoben.

Wenn Sie den Gast nicht erreichen können

Versuchen Sie diese Methoden der Reihe nach:

1. Gast-Messaging (Nachrichten → Posteingang) – immer der beste erste Schritt, unabhängig vom Kanal.
2. WhatsApp – senden Sie eine kurze, höfliche Nachricht.
3. Telefonanruf – wenn auf WhatsApp keine Antwort erfolgt.
4. E-Mail – folgen Sie auf, wenn die Adresse verfügbar ist.

Tipp:

Halten Sie Ihre Nachricht freundlich und prägnant. Zum Beispiel:

"Hallo [Gastname], ich bin [Ihr Name] vom [Eigenschaftsname]. Ich wollte nur Ihre Ankunftszeit bestätigen. Bitte lassen Sie mich Bescheid wissen, wenn Sie Zeit haben. Ich freue mich darauf, Sie willkommen zu heißen!"

Wenn der Check-in in den nächsten 7 Tagen stattfindet und Sie über alle Kanäle hinweg keine Antwort erhalten haben, kontaktieren Sie unser Support-Team über den Holidu-Assistenten. Sie können die Buchungsdetails überprüfen und den Gast über den ursprünglichen Buchungskanal erreichen, falls erforderlich.

Best Practices zur Vermeidung von Kommunikationslücken

1. Melden Sie sich frühzeitig bei Gästen über Gast-Messaging an. Eine freundliche Willkommensnachricht einige Tage vor der Ankunft schafft eine positive Atmosphäre und bestätigt wichtige Details – der KI-Assistent kann automatisch Folgefragen beantworten.
2. Senden Sie klare Ankunftsinstruktionen im Voraus. Stellen Sie sicher, dass Gäste die Check-in-Zeit, den Ort und die Zugangsdetails kennen.
3. Nutzen Sie automatisierte Nachrichten. Automatisierte Guest-Connect-Nachrichten funktionieren zusammen mit dem Gast-Messaging – wenn Gäste auf eine geplante Nachricht antworten, kann der KI-Assistent das Gespräch fortsetzen.
4. Ermöglichen Sie Self-Check-in, wenn möglich. Dies vermeidet Stress in letzter Minute, wenn die Kommunikation verzögert wird.
5. Bitten Sie Gäste, ihre Ankunftszeit 2–3 Tage im Voraus zu bestätigen. Eine kurze Nachricht hält alle auf einer Linie.

Unterstützung erhalten

Holidu ist nicht verpflichtet, persönliche Informationen von Gästen in Ihrem Namen zu sammeln. Falls Sie diese Details zu Registrierungszwecken benötigen, kontaktieren Sie die Gäste bitte direkt. Wenn Sie Hilfe benötigen, können Sie unser Support-Team über das Kontaktformular erreichen. Unser lokales Sprachsupport-Team steht Ihnen 7 Tage die Woche zur Verfügung.