Mein Gast fordert eine Rechnung, was muss ich tun?

Wenn ein Gast eine Rechnung oder einen Beleg anfordert, sind Sie als Gastgeber verantwortlich dafür, diese bereitzustellen.

Holidu kann Gästen keine Rechnungen ausstellen, da wir nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft sind. Wir stellen Ihnen (dem Gastgeber oder Hausverwalter) nur Provisionsrechnungen aus.

Warum muss ich eine Rechnung ausstellen?

Holidu ermöglicht die Zahlungsabwicklung zwischen dem Gast und Ihnen als Gastgeber.

Wir ziehen unsere Provision vor Ihrer Auszahlung ab, aber rechtlich bleiben Sie der Dienstleister – und daher verantwortlich für die Ausstellung von Rechnungen oder Belegen gegenüber Ihren Gästen.

Wichtig:

• Rechnungen müssen den vollständigen Betrag widerspiegeln, den der Gast gezahlt hat.
• Stellen Sie Rechnungen nur ab dem Ankunftstag des Gastes aus. Sie können den Entwurf jedoch jederzeit vorher vorbereiten.
• Lokale Steuerregeln können sich unterscheiden – konsultieren Sie bei Unsicherheit Ihren Steuerberater.

Bin ich rechtlich verpflichtet, Rechnungen auszustellen?

Ja. Gastgeber sind rechtlich verpflichtet, Gästen eine Rechnung oder einen Beleg für ihren Aufenthalt auszustellen.

Holidu erleichtert nur die Zahlungsabwicklung und ist nicht der rechtliche Anbieter der Unterkunft. Das bedeutet, Sie als Gastgeber oder Hausverwalter bleiben vollständig verantwortlich für die Rechnungsstellung.

Für professionelle Gastgeber mit gültiger Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist die Ausstellung einer Rechnung am Ende jedes Aufenthalts obligatorisch, unabhängig davon, ob der Gast diese speziell anfordert. Dies unterstützt die Einhaltung lokaler Steuer- und Buchungsvorschriften.

Hinweis für Objekte auf den Kanarischen Inseln:
Die Kanarischen Inseln wenden nicht die spanische Mehrwertsteuer (IVA) an. Stattdessen gilt die lokale indirekte Steuer IGIC. Rechnungen für Objekte auf den Kanarischen Inseln sollten keine IVA enthalten, müssen aber den IGIC-Regeln entsprechen.

Was ist das Gast-Rechnungstool?

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, bietet Holidu das Gast-Rechnungstool, das in Ihrem Gastgeberkonto verfügbar ist. Das Tool hilft Gastgebern, direkt über ihr Holidu-Konto rechtlich konforme Rechnungen zu erstellen.

Wichtigste Funktionen

• Selbstbedienungs-Rechnungserstellung: Generieren, bearbeiten und stellen Sie Rechnungen für jede bestätigte Buchung aus.
• Rechtlich konform: Unterstützt die Einhaltung lokaler und EU-Steuervorschriften.
• Flexibler Arbeitsablauf: Beginnen Sie mit einem Entwurf, überprüfen Sie Details und stellen Sie aus, wenn Sie bereit sind.
• Zusatzleistungen: Erstellen Sie zusätzliche Rechnungen für Add-ons wie Mahlzeiten, Transfers oder E-Bikes.

Bitte beachten Sie, dass eine ausgestellte Rechnung nicht mehr bearbeitet oder geändert werden kann. Wenn Sie unsicher sind, wählen Sie „Speichern und schließen", um sie als Entwurf zu behalten. Sobald Sie „Speichern und ausstellen" wählen, wird sie endgültig und kann nicht mehr geändert werden.

Um einen Fehler zu korrigieren, müssen Sie die Rechnung stornieren und eine neue ausstellen.

Wo finde ich das Gast-Rechnungstool?

Es gibt zwei Möglichkeiten, darauf zuzugreifen:

Option 1:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte „Finanzen" auf der linken Seite.
3. Wählen Sie dann Gast-Rechnungen.

Option 2:

1. Melden Sie sich in Ihrem Holidu-Konto an. Wenn Sie mehrere Objekte verwalten, wählen Sie das mit der Buchung aus.
2. Gehen Sie zur Registerkarte Buchung auf der linken Seite. Wählen Sie dann die Buchung aus, für die Sie eine Rechnung erstellen möchten.
3. Klicken Sie unter Meine Einnahmen auf Rechnung für Ihre Gäste erstellen.

Konfigurieren Sie Ihre Gast-Rechnungseinstellungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen professionell sind und lokale Steuervorschriften erfüllen, können Sie Ihre Details und Anzeigeeinstellungen im Bereich Einstellungen Ihres Dashboards anpassen.

Aktualisieren Sie Ihr Gastgeber- und Geschäftsprofil

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakt- und Rechtsinformationen korrekt sind, da diese zur Identifizierung auf der Rechnung verwendet werden.

• Gastgeberdetails: Überprüfen Sie, dass Ihr Name, E-Mail und Unternehmensname korrekt sind.
• Adresse: Dies ist Ihre rechtliche Geschäfts- oder primäre Wohnwagenladresse. Klicken Sie auf Bearbeiten, um Ihren Straßennamen, Postleitzahl und Stadt zu aktualisieren.

Passen Sie die Einstellungen der Rechnungsanzeige an

Sie können genau steuern, welche Informationen Ihre Gäste auf ihren Rechnungen sehen, indem Sie die folgenden Optionen unter Rechnungseinstellungen umschalten:

• Umsatzsteuer anzeigen: Schalten Sie dies ein, wenn Sie ein registriertes Unternehmen sind und die Umsatzsteuer auf Rechnungen anzeigen müssen.
• Fußzeilendetails: Sie können auswählen, ob Sie Ihre Umsatzsteuer-ID, Persönliche Steuernummer oder IBAN in der Fußzeile des Dokuments anzeigen oder ausblenden möchten.
• Text in rechtlicher Fußzeile: Verwenden Sie das Textfeld, um einen benutzerdefinierten „Standardwert" für Ihre rechtliche Fußzeile hinzuzufügen (z. B. eine Dankesnachricht oder einen spezifischen rechtlichen Haftungsausschluss, der von Ihrer Region verlangt wird).

Wählen Sie aus, welches Unternehmen die Rechnung ausstellt

Wenn Sie Objekte unter mehr als einem Unternehmen verwalten – zum Beispiel als Eigentümer oder wenn ein Unternehmen das Objekt in Ihrem Auftrag verwaltet – können Sie jetzt steuern, welches auf jeder Rechnung verwendet wird.

Dies gilt für Sie, wenn:

• Sie das Objekt direkt besitzen und auch über ein separates Unternehmen, das Sie betreiben, in Rechnung stellen, oder
• Ein Verwaltungsunternehmen verwaltet das Objekt in Ihrem Auftrag und entweder Sie oder dieses Unternehmen müssen die Rechnung ausstellen

Welches Unternehmen verwendet wird, hängt von der Buchung ab – wir wählen automatisch das aus, das für diese spezifische Buchung gilt. Falls es nicht korrekt ist oder Sie als anderes Unternehmen in Rechnung stellen möchten, können Sie es vor der Ausstellung ändern.

Wo Sie es verwalten: Einstellungen > Rechnungen. Sie sehen Ihr Standardprofil plus alle, die Sie selbst erstellt haben. Sie können ein Profil jederzeit hinzufügen, umbenennen, bearbeiten oder löschen.

Manuell geändert? Wenn Sie die Rechnungsdetails bearbeiten und sie stimmen nicht mit einem gespeicherten Profil überein, fragen wir Sie, ob Sie diese als neues speichern möchten – damit Sie sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben müssen.

Rechnungsnummern: Jedes Profil verwaltet seine eigene Nummerierung und warnt Sie vor Duplikaten, sodass Ihre Nummern unabhängig davon sauber bleiben, als welches Unternehmen Sie in Rechnung stellen.

Schritt für Schritt: Erstellen Sie die Rechnung

1. Wählen Sie Buchungsdetails: Wählen Sie die relevante Buchungs-ID und bevorzugte Sprache aus. Wählen Sie den Aussteller – wir wählen ihn automatisch aus, aber Sie können ihn hier wechseln.

1. Fügen Sie Gastinformationen hinzu: Geben Sie die Rechnungsadresse des Gastes und gegebenenfalls seine Umsatzsteuer-ID ein.
2. Überprüfen und passen Sie an: Das System zeigt automatisch Buchungsdetails wie Daten, Objektname und Gesamtbetrag an. Sie können auch eine personalisierte Nachricht unter der rechtlichen Fußzeile hinzufügen. Die in der rechtlichen Fußzeile hinzugefügte Nachricht wird auf der Rechnung angezeigt.

1. Finalisieren Sie die Rechnung:
   1. Abbrechen: Verlassen Sie das Formular ohne Ihre neuesten Änderungen zu speichern. Der Entwurf bleibt in Ihrer Liste.
   2. Speichern und schließen: Als Entwurf für spätere Bearbeitungen behalten.
   3. Speichern und ausstellen: Finalisieren Sie die Rechnung. Nach der Ausstellung kann sie nicht mehr geändert werden.
2. Zustellung: Nach der Ausstellung wird die Rechnung automatisch an Ihren Gast per E-Mail gesendet, mit dem PDF im Anhang. Sie können die PDF-Datei auch jederzeit aus dem Tool herunterladen, falls der Gast sie erneut anfordert.

Automatisieren Sie Ihren Arbeitsablauf

Unter Einstellungen für automatische Rechnungsnummern können Sie Folgendes wählen:

• Automatische Generierung aktivieren: Schalten Sie dies ein, damit das System automatisch eine eindeutige Nummer für jede neue Rechnung zuweist und Ihnen manuelle Arbeiten sparen.

Rechnungsstellung für Zusatzleistungen

Um für zusätzliche Dienstleistungen über den Aufenthalt des Gastes hinaus in Rechnung zu stellen, erstellen Sie zuerst die Rechnung für Aufenthalt und generieren Sie dann eine separate Zusatzrechnung für Extras.