In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Mitarbeiter und Kollaboratoren verwalten. Jeder Kollaborationstyp hat eigene Berechtigungen und sieht unterschiedliche Daten. So können Sie jedem Mitarbeiter genau die Zugriffsrechte geben, die er für seine Aufgaben braucht.
Welche Daten sieht welcher Kollaborator?
Die folgende Übersicht zeigt, welche Zugriffsrechte für typische Aufgaben sinnvoll sind.
| Wer benötigt Zugriff? | Empfohlene Einstellung | Was die Person tun kann |
|---|---|---|
| Reinigungskraft / Haustechniker | Verfügbarkeit einsehen | Sie sehen, wann die Unterkunft belegt oder frei ist. Gästedaten und Preise sind nicht sichtbar. |
| Co-Host / Assistenz | Verfügbarkeit einsehen und Buchungen einsehen und erstellen | Sie sehen den Kalender und alle Buchungsdetails, einschließlich Gästenamen und Kontaktdaten. |
| Person, die Buchungsbenachrichtigungen erhalten soll | Als Zweitkontakt markieren | Sie erhalten E-Mail- und Push-Benachrichtigungen zu Buchungen. Dadurch erhalten sie keinen Zugriff auf Daten im System. Wenn die Person zusätzlich Daten sehen soll, müssen weitere Berechtigungen vergeben werden. |
| Person, die nur Unterkunftseinstellungen verwaltet | Unterkunftskonfiguration | Sie können Unterkunftsinformationen, Ausstattung, Fotos und Preise bearbeiten. Buchungen und Kalender sind nicht sichtbar. |
Was gilt für Property Manager?
Wenn Sie mit einem professionellen Property Manager zusammenarbeiten, empfehlen wir, dass dieser ein PME-Konto (Property Management Expert) erstellt und eine Vollmachtsbeziehung zu Ihrer Unterkunft herstellt. So erhält der Property Manager einen passenden operativen Zugriff, der auf Immobilienverwaltungsunternehmen ausgelegt ist.
Wenn Sie die PME-Struktur nicht nutzen möchten und Ihrem Property Manager lediglich Zugriff als Kollaborator geben wollen, können Sie alle folgenden Berechtigungen vergeben: Unterkunftskonfiguration, Verfügbarkeit einsehen, Buchungen einsehen und erstellen sowie Vertrieb und Veröffentlichung. Damit erhält er vollständigen operativen Zugriff, um die Unterkunft zu verwalten.
Beachten Sie: Kollaboratoren können niemals auf Finanzdaten wie Rechnungen und Auszahlungen zugreifen. Nur das PME-Modell ermöglicht es Ihnen, einem Property Manager den Zugriff auf Rechnungen zu gewähren.
Primärer Kollaborator (Editor)
Der primäre Kollaborator hat vollständigen Zugriff auf alle Daten der Unterkunft:
- Kalender: Vollständiger Zugriff auf gebuchte, gesperrte und verfügbare Termine inklusive Preisdetails
- Buchungen: Alle Buchungsinformationen, einschließlich Gästedaten, Preisaufschlüsselung und Zahlungsstatus
- Finanzen: Rechnungen, Auszahlungen und Zahlungsinformationen
- Unterkunftskonfiguration: Alle Unterkunftseinstellungen können eingesehen und bearbeitet werden
- Bewertungen: Alle Gästebewertungen
- Kollaboratoren: Alle Kollaboratoren der Unterkunft können eingesehen und verwaltet werden
- Benachrichtigungen: Der primäre Kollaborator erhält alle Benachrichtigungen (E-Mail und Push)
Wichtig: Nur der primäre Kollaborator kann auf Auszahlungsdetails, Rechnungen und Zahlungsinformationen zugreifen. Dieses Konto ist rechtlich mit der Vereinbarung zur Unterkunft bei Holidu verknüpft.
Berechtigungen im Überblick
Beim Hinzufügen eines Kollaborators können Sie eine oder mehrere der folgenden Berechtigungen vergeben. Jede Berechtigung gewährt Zugriff auf bestimmte Bereiche.
Unterkunftskonfiguration
Was der Kollaborator einsehen und bearbeiten kann:
| Kann einsehen und bearbeiten | Kein Zugriff auf |
|---|---|
| Beschreibungen und Titel der Unterkunft | Buchungen |
| Fotos (hochladen, löschen, neu sortieren) | Finanzdaten (Rechnungen, Auszahlungen) |
| Ausstattung und Annehmlichkeiten | Vertriebskanäle |
| Informationen zu Zimmern und Einheiten | Gästeinformationen |
| Preise und saisonale Tarife | Verwaltung gesperrter Termine |
| Zusatzgebühren | Leistungskennzahlen |
| Anreise- und Check-in-Hinweise | Verwaltung der Kollaboratoren |
| Einrichtung der Kalendersynchronisation (iCal-Import) | Veröffentlichungseinstellungen |
| Kalenderexport (iCal) |
Einschränkungen:
- Der Standort ist nur lesbar, wenn die Unterkunft bereits veröffentlicht ist.
- Die iCal-Synchronisation und den iCal-Export können Sie hier einrichten. Gesperrte Termine einsehen oder verwalten erfordert jedoch die Berechtigung „Buchungen einsehen und erstellen“.
Buchungen einsehen und erstellen
Was der Kollaborator bei Buchungen sehen kann:
| Kann einsehen | Kann durchführen |
|---|---|
| Vollständige Buchungsdetails | Manuelle Buchungen erstellen |
| Gästename, E-Mail, Telefonnummer und Adresse | Manuelle Buchungen ändern |
| Vollständige Preisaufschlüsselung | Buchungen stornieren |
| Auszahlungsbeträge | Gästeinformationen in Buchungen aktualisieren |
| Provisionsdetails | |
| Informationen zum Buchungskanal | |
| Buchungshistorie und Änderungen |
Gesperrte Termine:
- Gesperrte Termine mit Kommentaren und Notizen einsehen
- Gesperrte Termine erstellen
- Gesperrte Termine bearbeiten
- Gesperrte Termine löschen (sofern sie nicht unveränderbar sind)
Kein Zugriff auf:
- Unterkunftseinstellungen und Beschreibungen
- Verwaltung
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