So richten Sie die Online-Check-in-Funktion ein und verwalten sie

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie die Online-Check-in-Funktion (Advanced Check-in) über Ihr Holidu-Portal einrichten und korrekt verwalten. Die Funktion basiert auf der lokalen behördlichen Expertise von Holidus regionalen Teams, damit Sie die Compliance-Anforderungen erfüllen können, ohne jeden behördlichen Prozess selbst erlernen zu müssen.

1. Registrierung beim zuständigen Behördenportal

Bevor Sie die Funktion in Holidu aktivieren, müssen Sie Ihre Unterkunft bei der zuständigen lokalen Behörde registrieren. Je nach Region stehen verschiedene Optionen zur Verfügung:

Region	Behörde	Anleitung
Spanien (außer Katalonien/Baskenland)	SES.Hospedajes	SES.Hospedajes-Portal – Verbindung zu SES.Hospedajes
Katalonien	Mossos d'Esquadra	Mossos d'Esquadra-Portal – Verbindung zu Mossos
Baskenland	Ertzaintza	Ertzaintza-Portal – Verbindung zu Ertzaintza
Portugal	SIBA	SIBA-Portal – Verbindung zu SEF/SIBA
Deutschland	AVS	Ihre Unterkunft mit AVS verbinden
Italien	Alloggiati Web	Guest Check-in Feature in Italien – Statistische Meldepflicht in Italien

Dieser Schritt ist obligatorisch. Nach der Registrierung erhalten Sie einen Benutzernamen, ein Passwort und möglicherweise einen Vermieter- oder Unterkunftscode, die Sie in Ihrem Holidu-Konto eingeben, um die Verbindung einzurichten.

2. So verbinden Sie Ihre Unterkunft mit der Behörde mithilfe der Online-Check-in-Funktion

1. Gehen Sie in der Holidu-App auf das linke Menü, klicken Sie auf „Tools" und wählen Sie „Online Check-in".

   

2. Sie sehen eine Liste Ihrer Unterkünfte. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Konfigurieren" neben der Unterkunft, die Sie mit der Polizei oder Behörde verbinden möchten.

   

3. Ein Bildschirm zeigt die Liste Ihrer Unterkünfte an, einschließlich des Verbindungsstatus für jede. Klicken Sie auf die bestimmte Unterkunft, die Sie verbinden möchten.

   

4. Füllen Sie das Formular mit den Angaben zu dem Land aus, in dem sich die Unterkunft befindet.

   

5. Scrollen Sie nach unten, klicken Sie auf „Automatisches Senden an die Polizei aktivieren", wählen Sie die richtige Behörde aus und geben Sie Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und alle erforderlichen Zugangsdaten in den Feldern ein. Verwenden Sie hier nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten – nutzen Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Behörde erhalten haben.

   

6. Klicken Sie auf „Überprüfen".

7. Nach erfolgreicher Aktivierung klicken Sie am Ende des Formulars auf „Änderungen speichern".

8. Wenn keine Fehlermeldung angezeigt wird, ist Ihre Unterkunft nun mit der zuständigen Behörde verbunden.

9. Um Fehler zu vermeiden, überprüfen Sie folgende Punkte:

   • Verwenden Sie den richtigen Steuerschlüssel des Gastgebers. Dies ist entweder Ihre Personalausweisnummer oder die NIE, wenn Sie nicht in Spanien ansässig sind.
   • Geben Sie Ihre vollständige Personalausweis- oder NIE-Nummer ein, einschließlich aller Nullen.
   • Verwenden Sie die Anmeldedaten, die Sie von Ihrer Lokalbehörde erhalten haben – nicht Ihre Holidu-Anmeldedaten.

10. Sie können das Formular nun schließen und sehen, dass die Verbindung aktiv ist.

3. Wie funktioniert es?

Nach erfolgreicher Einrichtung arbeitet das System automatisch. Hier ist, was Sie erwarten können:

3.1 Prozess für den Gast

1. Nach der Buchung erhält Ihr Gast eine E-Mail (oder Nachricht) mit einem Link zu einem sicheren Online-Check-in-Formular.

   

2. Der Gast füllt Details für alle Reisenden aus, einschließlich Dokumentenscans (Reisepass oder Ausweisdokument). Dies muss für alle Mitreisenden wiederholt werden.

3. Die Daten werden dann sicher übermittelt und im System gespeichert.

4. Wenn ein Gast das Formular nicht ausfüllt, werden automatische Erinnerungen gesendet. Wenn der Gast immer noch nicht reagiert, können Sie die Daten in seinem Namen ausfüllen.

⏰ Um 23:00 Uhr am Check-in-Tag werden die Gastdaten automatisch an die zuständige Behörde übermittelt.

3.2 So erkennen Sie den Status auf der Buchungsseite

Status-Beschreibung	Bedeutung
Gestartet, aber unvollständige Daten	Hier sehen Sie, ob Ihre Gäste den Prozess bereits gestartet haben. Bis dieser für alle Mitreisenden abgeschlossen ist, wird der Status als unvollständig angezeigt.
Gastdaten vollständig, aber noch nicht übertragen (da das Check-in-Datum in der Zukunft liegt)
Gastdaten erfolgreich an die Behörde übertragen
Fehler bei der Datenübertragung	Wenn bei der Datenübertragung ein Fehler aufgetreten ist, wird diese Meldung angezeigt. Nachfolgend finden Sie Tipps zur Behebung dieses Problems.

3.3 Fehlerbehebung

Problem	Lösungsvorschlag
⚠️ Daten unvollständig oder fehlend	Erinnern Sie die Gäste daran oder füllen Sie das Formular manuell über die Buchungsdetails aus. 5 Tage vor dem Check-in erhalten Ihre Gäste eine automatische Erinnerung mit einem Link zum Check-in-Formular.
❌ Fehler bei der Datenübertragung	Überprüfen Sie, ob die Anmeldedaten, die Sie in Ihrem Holidu-Konto hinzugefügt haben, korrekt sind. Wenn Sie bereits überprüft haben und der Fehler weiterhin auftritt, wenden Sie sich an den Support, um das Problem zu beheben.

4. So laden Sie das Gästebuch herunter

1. Gehen Sie zur Online-Check-in-Funktion.

2. Klicken Sie neben der Unterkunft, für die Sie das Gästebuch benötigen, auf „Details".